Lo que se habla en una reunión con un cliente se olvida pronto, y no siempre igual por las dos partes. Meses después, cuando hay que saber qué contó el cliente, qué se le aconsejó o qué decidió, solo cuenta lo que quedó por escrito. Dejar constancia de una reunión no es burocracia: es la memoria del asunto y, llegado el caso, la protección del abogado. Esta guía recorre los documentos que salen de una reunión: la nota de expediente, la carta de seguimiento al cliente, la carta formal dictada y el resumen de un testimonio.
Antes de la reunión
- Repasa el expediente. Llega sabiendo qué se habló la última vez, qué quedó pendiente y qué plazos corren.
- Ten una lista de lo que necesitas saber. Los hechos que faltan, los documentos que debe aportar el cliente, las decisiones que tiene que tomar.
- Reserva unos minutos al final para repasar en voz alta con el cliente lo acordado y los próximos pasos. Lo que se repite al final es lo que el cliente recuerda, y es lo primero que la nota debe recoger.
- Si vas a grabar, dilo antes. Explica al cliente para qué es la grabación, quién la escuchará y cuánto tiempo se conservará, y pide su conformidad. Sigue lo que tu colegio profesional establece sobre el secreto profesional y la custodia de la información del cliente.
La nota de expediente
La nota de expediente es el registro interno de la reunión. En la formación de los abogados de Inglaterra y Gales, la entrevista con el cliente y la nota que la recoge son destrezas que se enseñan y se evalúan por sí mismas; Bowden, Brown y Sabuj (2025) les dedican un manual entero. Aunque cada despacho tiene su formato, una nota completa recoge:
- Los datos de la reunión: fecha, hora, duración, modalidad (presencial, por teléfono, por videollamada) y quiénes asistieron.
- El objeto: el asunto y para qué era la reunión.
- Lo que contó el cliente: los hechos, las fechas, las personas y los documentos que aportó o mencionó. Si en la reunión habló alguien más, un familiar o un socio, indica quién dijo qué.
- Lo que se le explicó y aconsejó: las opciones, los riesgos de cada una y la recomendación.
- Las instrucciones del cliente: qué decidió y qué te pidió que hicieras.
- Los próximos pasos: quién hace qué y para cuándo, con los plazos que corren.
- Lo que queda pendiente: los documentos o los datos que faltan.
Tres reglas para que la nota sirva
- Separa lo que dijo el cliente de lo que dijiste tú. «El cliente afirma que firmó el contrato el 3 de marzo» y «se le explica que el plazo para reclamar es de un año» son frases de naturaleza distinta, y la nota debe dejarlo ver.
- No completes lo que nadie dijo. Si el cliente no recuerda una fecha, la nota dice que no la recuerda; si un dato está por confirmar, se anota como pendiente. Un dato deducido en la nota acaba tomándose por un dato aportado.
- Escríbela el mismo día. Una nota escrita al terminar la reunión es más completa, y su fecha la hace más fiable si algún día se discute lo que se habló.
Reuniones por teléfono o por videollamada
Merecen la misma nota que una reunión en el despacho, y a menudo con más motivo: no hay documentos firmados delante. Anota quién llamó a quién, si se compartieron documentos en pantalla y cuáles, y si la llamada se cortó o quedó algo por tratar.
La carta de seguimiento al cliente
La nota es para el expediente; la carta es para el cliente. Confirma por escrito lo que se habló, y así deja una única versión de lo acordado.
- El motivo: la reunión del día tal, sobre el asunto tal.
- Un resumen breve de los hechos, tal como los entendiste, para que el cliente corrija lo que no sea exacto.
- Lo que le aconsejaste, con las opciones y sus riesgos, en lenguaje llano.
- Lo que necesitas de él: los documentos, los datos, las decisiones, y para cuándo.
- Los próximos pasos y los plazos.
- Cómo contactarte.
Envíala en los días siguientes, mientras la reunión está reciente para los dos; si el asunto tiene plazos cortos, el mismo día.
La carta se escribe para alguien que no es jurista. Evita los latinismos y las fórmulas que solo entiende un abogado, y explica los términos técnicos que no puedas evitar. Para las dudas de terminología, el Diccionario panhispánico del español jurídico de la Real Academia Española recoge el léxico jurídico de los países de habla hispana. Una carta que el cliente entiende es una carta que el cliente puede seguir.
Dictar una carta formal
Muchos abogados dictan sus cartas formales, a una persona o a un programa. Un buen dictado ahorra correcciones:
- Empieza por los datos fijos: el destinatario, la referencia del asunto o del procedimiento y la fecha.
- Dicta la puntuación y los párrafos: «punto», «coma», «punto y aparte».
- Separa las instrucciones del texto. Indicaciones como «en mayúsculas», «subraya eso» o «nuevo párrafo» son para quien transcribe, no para la carta. Dilas en un tono distinto o anúncialas: «instrucción: subraya la frase anterior».
- Deletrea lo que no se puede adivinar: los apellidos, los nombres de empresas, las referencias.
- Di las cifras y las fechas completas: «quince mil euros», «treinta de abril de dos mil veintiséis».
Al revisar, comprueba que las instrucciones se cumplieron y que ninguna acabó escrita dentro de la carta.
El resumen de un testimonio
Cuando hay que trabajar con la declaración de un testigo o de una parte, un resumen de trabajo ahorra volver a escuchar horas de grabación. Un buen resumen:
- Identifica la declaración: quién declara, cuándo, en qué contexto y quién pregunta.
- Ordena el contenido por temas, con lo que dijo el declarante sobre cada uno.
- Cita las frases importantes literalmente, con el momento de la grabación en que se dijeron.
- Señala las contradicciones con otras declaraciones o documentos, y lo que el declarante reconoce.
- No saca conclusiones. La valoración de la prueba es tu trabajo, no el del resumen.
Si la declaración es larga, abre el resumen con un índice de los temas y el minuto en que empieza cada uno: es lo que más se consulta después.
Grabar la reunión o dictar después
- Grabar te da el registro completo de lo que se dijo, y te deja escuchar al cliente sin tomar notas. Necesita la conformidad del cliente y cuidado con la custodia de la grabación.
- Dictar al terminar no graba al cliente y te obliga a ordenar lo que pasó mientras lo tienes fresco. En pocos minutos dictas los hechos, lo que aconsejaste, lo que decidió el cliente y lo que sigue.
Revisar antes de archivar o enviar
- Los nombres, las fechas, las cantidades y los plazos.
- Que se distingue lo que contó el cliente de lo que se le aconsejó.
- Que no aparece ningún dato que nadie dijo.
- Que la carta al cliente coincide con la nota de expediente.
- En una carta dictada, que las instrucciones se cumplieron y no quedaron escritas.
Documentar tus reuniones con Verbato
Verbato escribe los documentos de trabajo de un abogado a partir de una reunión grabada o de tu dictado: la nota de expediente, la carta de seguimiento, la carta formal y el resumen de testimonio. No redacta contratos ni escritos judiciales, y no añade análisis jurídico ni da asesoramiento.
- La nota y la carta, de la misma reunión: archiva la grabación como consulta con el cliente y vuelve con las dos, cada una escrita a partir de la misma transcripción.
- Contrastar un pasaje con lo que se dijo: donde la nota registra su fuente, Escuchar la fuente, junto a una sección, abre la transcripción en ese momento y reproduce el audio desde ahí.
- Qué vuelve: el documento, escrito en el idioma de la grabación, y junto a él la transcripción palabra por palabra. Un documento puede tener errores, y te corresponde revisarlo antes de que pase al expediente o llegue a un cliente.
- Tus grabaciones: se procesan y se guardan en Estados Unidos y Canadá, y nunca se usan para entrenar ni mejorar modelos de IA. Nadie en Verbato las escucha ni las lee, salvo que nos lo pidas para resolver un problema de soporte o que estemos obligados a hacerlo.
- Lo que pagas: horas de audio. Los documentos, las correcciones y las exportaciones no se cuentan. Los planes están en la página de precios.
En resumen
- Escribe la nota de expediente el mismo día de la reunión.
- Separa lo que contó el cliente de lo que le aconsejaste, y no completes lo que nadie dijo.
- Confirma por carta lo acordado, en lenguaje llano.
- Al dictar, separa las instrucciones del texto, y comprueba después que se cumplieron.
- Revisa nombres, fechas, cantidades y plazos antes de archivar o enviar.